Trabalho Home Office: dicas e ferramentas para sua empresa e equipe não perderem produtividade
Vivenciamos tempos difíceis, com enormes desafios provocados por essa pandemia. O momento requer sensatez e prudência, mas também muita criatividade.
Os protocolos de segurança preconizados pelas autoridades sanitárias impõem regras rígidas de isolamento social. Uma das saídas para as empresas assegurarem a continuidade dos negócios é a alteração de processos e rotinas com o uso da tecnologia. A solução tecnológica mais viável e eficaz que se apresenta é que pessoas passem a trabalhar na modalidade home office.
Este post é fruto da experiência da Atratis. Aqui vamos compartilhar algumas dicas de ações e ferramentas que temos utilizado e que temos certeza de que podem ajudar a sua empresa a manter os seus times protegidos, sem abrir mão da produtividade e da entrega dos projetos e serviços.
Gestão do time e de tarefas
Alinhamento diário de demandas
Utilizamos práticas ágeis de gestão de projetos. Atualmente, apesar da crise, nossos times se reúnem diariamente, em formato virtual, e nessas ocasiões, alinham os jobs. Por intermédio de conference call, há integração total dos membros. As vídeo-chamadas têm-se mostrado absolutamente confiáveis e eficazes.
Dicas de ferramentas
Utilizamos, dentre outras, as seguintes ferramentas:
- Google Hangouts
- Skype
- Zoom
- Slack (tem um propósito diferente dos outros, permite que você crie “canais” por equipe, troque diferentes tipos de mensagens e faça integrações com outras ferramentas)
Importante: por conta do surto do Coronavírus, o Google liberou o acesso gratuito aos recursos avançados do Hangouts Meet para os clientes do G-Suite até o dia 1º de julho de 2020.
Gestão de tarefas
Utilizamos atualmente a Operand, uma ferramenta de gestão de atividades voltada para agências e times de marketing, mas por muito tempo nosso trabalho foi gerenciado no Trello.
O Trello é uma ferramenta fundamentada na metodologia Kanban, muito utilizada por equipes de desenvolvimento, mas que vem sendo cada vez mais adotada por equipes dos mais diferentes setores. Com ela, pode-se demandar e gerenciar todas as atividades atribuídas a cada profissional, com acompanhamento do status e da evolução das tarefas, possibilitando, inclusive, a mudança de prioridade em tempo real de forma simples e clara.
Dicas de ferramentas
• Trello
• Asana
• Pipefy
• Operand
Ponto Online
Outra solução interessante para controlar o início e fim da jornada dos colaboradores são os sistemas de ponto “online”. Eles possuem aplicativos para os principais smartphones e ajudarão bastante não só nesse período de home office, mas também na pós-pandemia.
Algumas soluções:
Rotina
No ambiente certo
Para o trabalho, é importante escolher um local confortável, mas nada de ficar na cama ou no sofá. Além de prejudicar a coluna vertebral, o ânimo da pessoa para o trabalho naturalmente será menor. O ambiente certo pode fazer toda diferença para a sua produtividade, para isso deve-se reservar mesa e cadeira confortáveis em área com menos barulho, com iluminação agradável e, sempre que possível, sem a presença de animais e crianças.
Disciplina na rotina
Em casa, dispersões são comuns e podem tirar o foco das demandas a realizar. Por isso, deve-se tentar manter a rotina como se estivesse na empresa.
Tudo deve ser previamente organizado, inclusive o ambiente e os horários, para que o dia seja produtivo. Um dos erros mais comuns e que pode atrapalhar muito as tarefas é não estabelecer horários semelhantes ou de acordo com os que a pessoa já trabalhava, ou ainda, incluir outras demandas nesse período. Horários não estabelecidos de forma organizada podem prejudicar o desempenho e tirar o foco na atividade.
Utilize fones de ouvido
Os sons normais do dia a dia, como campainha, interfone, animais e crianças, podem atrapalhar a sua produtividade. Os fones ajudarão a reduzir essas interferências melhorando a concentração. Além disso, eles auxiliarão na qualidade do áudio durante as chamadas de vídeo.
Reuniões com clientes
Sem dúvidas, o setor comercial é um dos mais impactados com o cenário atual e, por razões óbvias, clientes evitam reuniões presenciais.
Para quem já trabalha com o modelo de inside sales não é nenhuma novidade lidar com calls. No caso da Atratis, utilizamos dois formatos: vendas remotas (inside sales) e vendas presenciais (field sales). No presente momento, estamos direcionando todas as agendas comerciais para calls.
Dicas de ferramentas
Geralmente utilizamos o Whereby. Ele permite personalizar a URL para o seu nome ou da sua empresa. Adicionalmente, utilizamos o Google Hangouts e o Skype. Todos eles possibilitam realizar videoconferência, compartilhar a tela dos computadores dos participantes e utilizar o chat para a troca de links, por exemplo.
Importante
Deve-se escolher um ambiente favorável, com verificação do seu entorno. Deve-se observar o cenário que aparecerá no vídeo. Uma parede lisa num ambiente bem iluminado é essencial. Ainda sobre a iluminação: deve-se evitar janelas abertas com muita luz atrás da pessoa que irá aparecer no vídeo, pois isso prejudicará a imagem na câmera.
Gestão de arquivos
Na Atratis sempre utilizamos servidores em nuvem, ou seja, a grande parte dos arquivos que utilizamos e criamos estão disponíveis online para todo o nosso time. Se sua empresa ainda não tem essa prática, você pode organizar os principais arquivos que precisará nesse momento. Basta criar uma conta em uma das ferramentas e fazer o upload ou sincronizar uma pasta do seu computador que automaticamente os arquivos ficarão disponíveis online.
Além da segurança, em função do backup automático dos arquivos que essas ferramentas proporcionam, há o recurso adicional de recuperação de versões anteriores dos arquivos, com o acesso de qualquer lugar e de diferentes dispositivos. Isso flexibiliza muito o nosso trabalho.
Dicas de ferramentas
Existem muitas soluções confiáveis, dentre elas:
- Dropbox
- Google Drive
- Wetransfer (nesse site é possível enviar arquivos de tamanhos grandes, mas nesse caso, na versão free, os arquivos ficam disponíveis por tempo limitado)
Gestão de documentos
Como utilizamos boa parte das soluções do Google, nossos documentos de “papelaria” também estão lá. Modelos de propostas, apresentações e contratos estão sempre disponíveis para acesso de computadores e celulares. Basta uma conexão com a internet. Além de acessá-los, conseguimos editá-los em conjunto, em tempo real, isso ajuda muito na produtividade e na cocriação.
Dicas de ferramentas
Contrato Online
Adotamos há alguns meses na Atratis e, sem dúvidas, foi uma decisão muito acertada, além da redução de custo com impressão e envio dos documentos, ganhamos em agilidade e na redução do tempo entre a formatação e assinatura dentre todas as partes.
Algumas soluções:
Uma palavra final
Somos conscientes das complexidades que essa pandemia traz para as organizações e do impacto negativo trazido para a economia do País. No entanto, toda situação difícil também pode deixar um legado de aprendizagem. Quem sabe a sua empresa supera esse momento com processos e rotinas bem mais ágeis e modernos, não é mesmo?
Ficamos na torcida para que tudo isso passe rapidamente e com o menor impacto possível. Que possamos encarar as dificuldades e atravessar a crise com muita sabedoria e saúde!
Um grande abraço.
